Erweiterung der Groupware Schnittstelle: Microsoft Graph API (Exchange / Office365)
Mit dem optionalen Systemmodul Groupware bieten wir unseren Kunden die Möglichkeit, dass Termine aus Ihren individuellen Groupware-Systemen wie etwa (Microsoft Office 365 Exchange, Exchange On-Premise/Outlook, HCL Notes /Domino, Zimbra) im Webdesk angezeigt und Abwesenheiten (wie z.B. Urlaub) in den Groupware Kalender (z.B. persönlicher Outlook Kalender) übertragen werden. Zusätzlich wird die freie Zeitinformation auch in der Anwesenheitsliste angezeigt und wenn die entsprechende Berechtigung vorhanden ist, kann man somit auch die Termine der KollegInnen einsehen.
Die daraus resultierenden Vorteile liegen auf der Hand:
- Anzeige von Terminen sowie An- und Abwesenheiten der KollegInnen in den Webdesk Kalenderansichten (persönlicher Kalender, Gruppenkalender, Kalenderübersicht für Vorgesetzte)
- Führt zu einer erleichterten und effizienteren Urlaubs- und Terminplanung, da die zeitaufwändige Absprache mit KollegInnen wegfällt
- Wegfall von ausgehängten Urlaubslisten
- Wegfall von erneuter Eintragungen im Outlook Kalender, nachdem der Urlaubsantrag im Webdesk genehmigt wurde
- Spart Papier und Wegzeit
- Ideale Ergänzung für hybrides Arbeiten zwischen Home-Office und Büro, da sich die Planung der Home-Office Tage automatisch bis in den persönlichen Outlook Kalender durchzieht
Um geplante Fehlgründe in den Microsoft Outlook (Exchange/Office 365) Kalender zu synchronisieren oder Termine aus dem Outlook Kalender anzuzeigen, verwenden wir seit einem der letzten Webdesk Releases die Microsoft Graph API.
Die Microsoft Graph API ersetzt den Exchange Web Service, welche aktuell nicht mehr weiter entwickelt wird. Um die Sicherheitsstandards zu heben, wird die Basic Authentication durch OAuth 2.0 ersetzt. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einen Service-Account einzurichten, der über Impersonation Rights auf die Kalender der MitarbeiterInnen Zugriff bekommt.
Einige unserer Kunden haben besonders hohe Sicherheitsstandards. Aus diesem Grund haben wir eine Option in die aktuelle Webdesk Version eingebaut, die es dem/r BenutzerIn selbst ermöglicht seinen Outlook (Exchange/O365) Kalender freizugeben und erst dann ist der Zugriff durch Webdesk auf den Kalender des/r BenutzerIn möglich. MitarbeiterInnen erteilen somit seine/ihre delegierte Berechtigung auf den Zugriff seiner/ihrer Kalender-Ressourcen.
Sollte Ihre Organisation in naher Zukunft auf Office365 migrieren oder Sie im Zusammenspiel mit Ihrer On-Premise Exchange Version von den Vorteilen des Webdesk Groupware Modul profitieren wollen, dann freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme. Wir demonstrieren Ihnen im Rahmen eines unverbindlichen Gesprächs den Nutzen und die Vorteile des Groupware Moduls.