NEU: Automatische Aliquotierung des Urlaubsanspruchs in der Standardabrechnung

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Sandra Tomasevic

10. Februar 2022

Laut der geltenden Rechtsvorschrift für Urlaubsgesetz gebührt jedem Arbeitnehmer für jedes Arbeitsjahr ein bezahlter Urlaub nach folgender Regelung:

30 Werktage* bei einer Dienstzeit von weniger als 25 Dienstjahren und
36 Werktage* nach Vollendung des 25. Dienstjahres
*Werktage = 6 Wochentage von Montag bis einschließlich Samstag

Arbeitet ein Arbeitnehmer an weniger als 6 Werktagen, so ist der Urlaubsanspruch dementsprechend anzupassen.

Beispiel:

5 Tage/Woche: 25 Arbeitstage
4 Tage/Woche: 20 Arbeitstage
3 Tage/Woche: 15 Arbeitstage
2 Tage/Woche: 10 Arbeitstage
1 Tag/Woche: 5 Arbeitstage

Dieser Beitrag vermittelt Ihnen die wichtigsten Grundlagen, wie der Urlaubsanspruch in der Standardabrechnung im Webdesk EWP ermittelt wird.

Trotzdem gibt es verschiedenste Sonderregelungen und Sonderfälle wie etwa Karenz, Änderung der Wochenstunden, Austritt etc., welche die Urlaubsberechnung kompliziert erscheinen lassen. Damit haben wir uns die letzten Wochen intensiv beschäftigt, neue Berechnungsmethoden sowie eine Umstiegslösung gefunden, wie wir die Standardabrechnung mit dieser neuen Funktion erweitern und bei unseren Kunden implementieren können.

Der Umstieg auf die neue Berechnungsmethode erfolgt folgendermaßen:

Update auf letzte IF6020 Version und Integration der letzten Version der Workflow Standardabrechnung
Integration der neuen Urlaubsberechnung auf einem Testsystem
Festsetzung der notwendigen Parameter und Rückrechnung der Testpersonen
Prüfung der Berechnung bei Testpersonen
Abnahme
Im Echtsystem müssen die relevanten Konten und Stammsatzfelder integriert und befüllt werden
Nach erfolgter Abnahme wird der neue Abrechnungscode in das Echtsystem integriert und ab einem vereinbarten Stichtag aktiviert

Die in den nachfolgenden Absätzen beschriebene und ab 01.03.2022 verfügbare neue Berechnungsmethode deckt die Anforderungen unserer österreichischen Kunden ab und basiert auf der Grundlage, dass der Urlaub in Tagen geführt wird.

Für unsere Kunden aus Deutschland oder der Schweiz gibt es auch eine jeweils passende Webdesk EWP Urlaubsverwaltung. Diese werden wir in einem gesonderten Blogpost beschreiben.

Grundsätzliches zur Urlaubsberechnung im Webdesk EWP

Urlaubsjahr / Stichtag der Urlaubsberechnung
Das Urlaubsjahr kann im Webdesk auf zwei Arten festgelegt werden:

Urlaubsjahr per Kalenderjahr = wenn der Stichtag der Urlaubsverrechnung der 01.01. ist
Urlaubsjahr per Eintrittsdatum = wenn der Stichtag das Eintrittsdatum ist

Diese Einstellung kann über den Parameter „Stichtag der Urlaubsverrechnung“ definiert werden.

Die Webdesk Urlaubsverwaltung unterstützt je nach gesetzlichen Vorgaben bis zu sieben zusätzliche Urlaubsstaffeln.

Beispiel:

Grundanspruch: 25 Tage
Anspruch 1 (nach 25 Jahren): 30 Tage

Sonderurlaubstage (siehe auch usp.gv.at)
Ein Zusatzurlaub im Bereich des Jahresurlaubs kann auf Grund von Behinderungen (wie sie in Kollektivverträgen, Betriebsvereinbarungen oder im Dienstrecht definiert sein können) im Webdesk hinterlegt werden.

Resturlaubskonten
De Resturlaub wird in drei Zeiterfassungskonten aufgeteilt:

Resturlaub aktuelles Jahr
Resturlaub Vorjahr
Resturlaub Vor-Vorjahr

Diese Aufteilung ist notwendig, da der Urlaubsanspruch zwei Jahre nach Ende des Urlaubsjahres, in dem er entstanden ist, verjährt. Genauer genommen, hat der Mitarbeiter drei Jahre Zeit den Urlaub zu verbrauchen. Wenn dann Urlaub in Anspruch genommen wird, wird der Urlaubsverbrauch immer vom ältesten Urlaubsanspruch reduziert.

Beispiel:

Resturlaub aktuelles Jahr: 25 Tage
Resturlaub Vorjahr: 25 Tage
Resturlaub Vor-Vorjahr: 1 Tag

Mitarbeiter konsumiert 15 Urlaubstage:

Resturlaub aktuelles Jahr: 25 Tage
Resturlaub Vorjahr: 11 Tage
Resturlaub Vor-Vorjahr: 0 Tag

Die 4 häufigsten Sonderfälle und die Berechnung im Webdesk EWP

1.Urlaubsanspruch bei Eintritt

Jedem Arbeitnehmer gebührt ein bezahlter Urlaub im Ausmaß von 25 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche (bzw. 30 Arbeitstage bei einer Sechs-Tage-Woche). Das Urlaubsjahr entspricht grundsätzlich dem Arbeitsjahr, beginnt somit mit dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters. Unter bestimmten Voraussetzungen kann allerdings das Urlaubsjahr bzw. der Urlaubszeitraum auf das Kalenderjahr durch Kollektivvertrag oder Betriebsvereinbarung oder in Betrieben ohne Betriebsrat durch schriftliche Einzelvereinbarung umgestellt werden.

Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob der Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.) oder im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.) erfolgte.

Webdesk Anwendungsfall

Eintritt im ersten Halbjahr (01.01. – 30.06.)
Es wird der komplette Urlaubsanspruch auf die ersten sechs Monate mit folgender Formel anteilig verteilt.
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.

Eintritt im zweiten Halbjahr (01.07. – 31.12.)
In diesem Fall wird zuerst der Anspruch aliquotiert. Danach wird der Urlaub in den ersten sechs Monaten im aktuellen und neuem Urlaubsjahr aufgeteilt und gutgeschrieben:

Zuerst wird der Urlaubsanspruch aliquot errechnet:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * (31.12. – Eintrittsdatum) = aliquotier Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage
Aufteilung Urlaubsanspruch in den ersten sechs Monaten bis 31.12.
Der Urlaubsanspruch wird nach folgender Formel auf das Resturlaubskonto gutgeschrieben:
(Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab Eintrittsdatum = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage
Im sechsten Monat wird der restliche Urlaubsanspruch auf das Resturlaubskonto aufgebucht.
Mit Beginn des neuen Urlaubsjahres wird der Urlaubsanspruch bis zum Erreichen der sechs Monate per Ultimo gutgeschrieben:
(voller Urlaubsanspruch / Anzahl Tage im Jahr) * Tage ab 01.01. = aktueller Urlaubsanspruch aufgerundet auf ganze Tage

2. Urlaubsanspruch bei Austritt

Die Urlaubsaliquotierung kommt auch bei Austritten von Mitarbeitern – ganz gleich, ob der Mitarbeiter selbst gekündigt hat oder gekündigt wurde. In beiden Fällen müssen offene Urlaubstage abgegolten werden.

Sind zum Zeitpunkt der Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch Urlaubstage offen, so gebührt eine (finanzielle) Urlaubsersatzleistung. Bei einem unberechtigten Austritt des Mitarbeiters (= grundlose, fristlose Kündigung) entfällt diese. Der Urlaubsanspruch wird demgemäß für das laufende Urlaubsjahr in Tagen ermittelt.

Webdesk Anwendungsfall

Wenn im Webdesk ein Austrittsdatum eingetragen wird, so kürzt das System den Urlaubsanspruch im Austrittsjahr am Beginn des Urlaubjahres laut folgender Formel:

(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Austrittsdatum) = neuer Urlaubsanspruch

3. Urlaubsanspruch bei Karenz

Während einer Karenz nach dem Mutterschutzgesetz oder dem Väter-Karenzgesetz entsteht kein Urlaubsanspruch, wohl aber während der Schutzfrist. Diese beginnt normalerweise acht Wochen vor dem errechneten Geburtstermin und endet acht Wochen danach (eine Ausnahme bilden Früh-, Kaiserschnitt- und Mehrlingsgeburten).

Tritt ein Mitarbeiter während eines Arbeitsjahres Karenz an, so muss der Urlaub (so dieser nicht schon verbraucht wurde) mit Beginn der Karenz aliquotiert werden. Diese Aufgabe kann für die Personalabteilung sehr aufwändig sein, doch im Webdesk erledigt sich das automatisch – mit nur einer Formel.

Webdesk Anwendungsfall

Der Webdesk kürzt den Urlaubsanspruch automatisch, wenn bestimmte Fehlgründe im System eingetragen sind laut folgender Formel:

(Voller Urlaubsanspruch / Tage im Jahr) * (Tage im Jahr – Kalendertage mit Fehlzeiten*) = neuer Urlaubsanspruch

*Fehlzeiten = es kann natürlich unterschiedliche Fehlgründe geben, die dazu führen, dass die Hinzuzählung des Urlaubsanspruches unterbrochen wird und neu bewertet werden muss. Die Standardfehlgründe sind im Webdesk selbst hinterlegt. Sonstige oder individuelle Fehlgründe können wir gerne für Sie erstellen und freischalten.

Der Urlaubsanspruch wird rückwirkend mit Beginn des Urlaubsjahres im System eingetragen.

Folgende Einstellungen müssen dabei parametriert werden:

Die Eingabe der Fehlzeit darf nicht mit den Folgefehlgrund durchgeführt werden, sondern mit einem „von bis Datum“
Die relevanten Fehlgründe müssen im System durch unseren Consultant hinterlegt werden.
Der Fehlgrund muss am Samstag, Sonntag, Feiertag angezeigt werden

4. Urlaubsanspruch beim Wechsel der Zeitmodelle (Arbeitstage/Wochenstunden)

Kommt es zum Wechsel des Zeitmodells bei einem Mitarbeiter von Teilzeit zu Vollzeit oder umgekehrt, haben wir für diesen Fall ebenfalls eine Rechenlösung gefunden, die die rechtlichen Gegebenheiten korrekt abdeckt und im Webdesk automatisch darstellt.

Webdesk Anwendungsfall

Wechselt ein Mitarbeiter das Zeitmodell und es ändert sich dadurch die Anzahl der Arbeitstage, so werden anhand der alten Arbeitstage und der neuen Arbeitstage, folgende Konten umgerechnet:

Aktueller Anspruch / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Anspruch
Resturlaub aktuelles Jahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub aktuelles Jahr
Resturlaub Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vorjahr
Resturlaub Vor-Vorjahr / aktuelle Anzahl Arbeitstage * neue Anzahl Arbeitstage = neuer Resturlaub Vor-Vorjahr

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